Три незаметных ограничителя в ваших рабочих процессах (и как их устранить)

Руководители операционных отделов инвестируют значительные средства в платформы планирования ресурсов предприятия (ERP), автоматизацию рабочих процессов и облачные инструменты, однако многие до сих пор отмечают наличие неэффективных аспектов, рисков нормативного несоответствия и фрагментацию процедур, значительно замедляющих работу предприятия.

Сейчас перед операционными отделами больше не стоит задача дальнейшей цифровизации — им нужно интегрировать цифровые решения с другими аспектами деятельности предприятия для повышения эффективности, нормативного соответствия и адаптивности бизнеса.

При этом очевидно, что лишь технологии не гарантируют повышение эффективности. Многие операции как минимум частично выполняются вручную, а данные остаются в изолированных системах, что создает задержки на этапе утверждения — все это при необходимости в человеческих проверках на нормативное соответствие. Неудивительно, что согласно исследованию PWC 69% руководителей операционных отделов говорят, что инвестиции в технологии не привели к ожидаемым результатам¹.

Сосредоточив внимание на проблемах ручных операций, которые многие пропускают, — разрозненности систем и недостаточной прозрачности нормативного соответствия — руководители операционных отделов смогут убрать ряд проблемных мест, связанных с информационными потоками, и полностью реализовать свои инвестиции в цифровые технологии.

Даже при переносе большинства «бумажных процессов» в цифровой формат причиной неэффективности остаются полуавтоматизированные процессы, отсутствие связи между системами и «слепые зоны» нормативного соответствия. Чтобы исправить положение дел, вовсе не нужно внедрять еще больше технологий — вместо этого следует найти интеллектуальный подход к управлению информацией с акцентом на подключении и интеграции.

Даже в информационную эру, где каждый буквально живет в цифровой среде, многие до сих пор работают над критически важными бизнес-процессами, используя давно устаревшие методы и ресурсы. Такие процедуры, как утверждение счетов, аудит нормативного соответствия и управление почтовой корреспонденцией, зачастую требуют ручного ввода данных, многократной пересылки электронных писем и работы с локальными таблицами — однако всего этого можно избежать.

Яркий пример — это обработка кредиторской задолженности (КЗ). Многие команды, работающие с КЗ, все еще используют процессы утверждения счетов по электронной почте с ручным вводом данных, что неизменно приводит к большому количеству задержек и дорогостоящих ошибок человеческого фактора. И наоборот — если автоматизировать должным образом оцифровку счетов, проверку их содержимого и утверждение, это может ускорить денежные потоки, повысить точность операций и высвободить сотрудников финансового отдела для задач более стратегического уровня.

Изолированные (также разрозненные) системы значительно замедляют различные бизнес-операции. Без должной интеграции систем сотрудникам необходимо вручную переносить данные между ERP, системой клиентского взаимодействия (CRM), финансовыми инструментами и платформами управления документооборотом. Это становится причиной ошибок, проблемных мест и еще больших времязатрат.

Классический пример — это процедура управления контрактами. Многие компании все еще осуществляют управление контрактами, используя электронную почту и таблицы, что усложняет какие-либо процедуры, включая аудит утверждения, контроль версий и осуществление нормативного соответствия. Автоматизация таких процедур в отношении контрактов — от создания черновиков до утверждения и исполнения — обеспечит полную прозрачность и ускорит подготовку документов к возможному аудиту нормативного соответствия.

Требования регулирующих органов становятся все строже, однако многие организации не могут обеспечить прозрачную работу с потенциальными рисками в отношении безопасности документов, управления информацией и общего нормативного соответствия. Например, 53% компаний не располагают автоматизацией прав доступа к документам², что значительно увеличивает риски получения штрафов и репутационных рисков.

Простым решением таких задач может стать «цифровое почтовое отделение», которое оптимизирует нормативное соответствие за счет автоматической оцифровки и отправки входящих документов в места назначения. Это могут быть документы, полученные в цифровом формате (например, по электронной почте), или файлы, отсканированные с бумажных оригиналов. Цифровое почтовое отделение обеспечит должную отправку всех бизнес-документов нужным адресатам (как сотрудникам, так и рабочим группам) без риска попадания конфиденциальной информации в чужие руки.

Оптимизация управления информацией откроет целый ряд преимуществ для вашей компании, включая отказоустойчивость, адаптивность и сокращение издержек на всех этапах работы предприятия. Однако, как указано в последнем разделе, даже компании, которые осуществили цифровую трансформацию, зачастую испытывают трудности с полноценной автоматизацией, изоляцией систем и проблемами безопасности, которые влияют на эффективность принятия решений. Так как же операционным отделам открыть новые возможности с помощью инвестиций в цифровые решения?

Замена ручных процессов в ключевых операциях может значительно повысить эффективность базовых бизнес-процессов. Согласно исследованию Canon³, эффективная автоматизация может сократить время обработки на 50% — это время вместо рутинных заданий можно потратить на проработку стратегии.

Интеграция информационных потоков с бизнес-системами, такими как ERP, CRM и средства документооборота, устраняет возможные преграды на пути к решениям, где данные имеют ключевое значение. Компании, внедряющие комплексные средства автоматизации, с вероятностью 75% получат преимущество над конкурентами, не использующими такие решения⁴.

Еще одна область, где интеллектуальное управление информацией играет огромную роль, — это нормативное соответствие. Лишь 51% ИТ-отделов отмечают, что их политики хранения документов полностью автоматизированы⁵ — отсутствие таких средств автоматизации не только создает риски нарушения нормативных требований, но и загружает работой сотрудников, вынужденных вручную управлять этими процедурами. Внедрение средств управления информацией на уровне предприятия мгновенно усилит защиту документов в компании, оптимизирует нормативное соответствие и сократит риск юридических разбирательств.

Каков результат? Исследования показывают, что оптимизация информационных потоков может сократить операционные издержки⁶ на 30%. Даже просто оптимизируя время обработки документов, сокращая потребность в ручных операциях и автоматизируя проверки нормативного соответствия, предприятие может сократить издержки и вместе с тем повысить производительность.

Цифровая трансформация многим может казаться чем-то муторным и пугающим, однако на самом деле весь процесс делится на ряд довольно прямолинейных действий:

1. Оценка текущих рабочих процессов: выявление проблемных мест и ручных операций, которые замедляют общее ведение дел.
2. Обеспечение взаимодействия компонентов: интеграция информации с системами ERP, CRM и нормативного соответствия.
3. Автоматизация критически важных процессов: утверждение счетов, управление контрактами и мгновенная отправка документов через цифровой почтовый ящик.
4. Обеспечение безопасности и нормативного соответствия: внедрение автоматизированных политик хранения и управления доступом, а также регламентирующих инициатив на уровне компании.
5. Сотрудничество с экспертами: компоновка эффективной интеграции решений для управления информацией.

На следующей стадии цифровой трансформации операционного отдела не следует гнаться за еще большим числом технологий. Вместо этого нужно сосредоточиться на оптимизации имеющихся решений. Те компании, которым удастся сократить разрыв в эффективности и провести интеллектуальную интеграцию систем для оптимальных информационных потоков в организации, получат критически важное преимущество в скорости, экономичности и отказоустойчивости операционного отдела.

Ключевой аспект играет определение возможностей для автоматизации ключевых рабочих процессов, которая призвана соединить изолированные ИТ-системы в рамках организации и вместе с тем сократить потребность в ручном обеспечении нормативного соответствия. Только так компания соединит все точки контакта и сможет эффективно использовать все средства цифровой трансформации.

Эффективное управление информацией — это не только большие амбиции, но и стратегический ресурс, на который следует обратить внимание всем организациям. Этот аспект создает почву для заметной оптимизации бизнес-операций. А с помощью подходящих решений, таких как цифровые почтовые ящики, средства управления контрактами и автоматизация кредиторской задолженности (КЗ), организации смогут превратить фрагментированные рабочие процессы в операционную модель будущего.