Целое море данных: почему финансовым отделам нужно переосмыслить управление информацией

Хотя цифровая трансформация изменила многие сферы бизнеса, финансовые операции, особенно КЗ, часто отстают от прочих аспектов деятельности. Ручной ввод данных, фрагментированные процессы утверждения и плохая интеграция систем продолжают оставаться серьезными препятствиями. Руководители финансовых подразделений признают преимущества автоматизации, но ее внедрение остается непоследовательным, и во многих отделах рабочие процессы автоматизируются только частично.

Согласно последнему отчету Accounts Payable Automation Trends¹, несмотря на то, что большинство компаний признают необходимость автоматизации, 74% из них по-прежнему используют лишь частично автоматизированные процессы обработки КЗ. Это необходимо изменить. Необходимость тратить значительную часть рабочего времени на административные задачи может действовать на сотрудников финансовых отделов угнетающе. Руководители таких подразделений должны показать, что их отдел — это не просто центр управления расходами, а важнейший инструмент для разумного планирования, разработки стратегий и принятия решений на основе данных на самых высоких уровнях бизнеса.

Более 20% команд учета КЗ задерживают обработку счетов на несколько месяцев², и это важно учитывать, поскольку в современной нестабильной бизнес-среде знание того, сколько денег компания должна и когда она должна их выплатить, является залогом финансовой гибкости. В моменты неопределенности компании с низкой прозрачностью денежных потоков могут обнаружить себя в ситуации, когда они не могут реагировать на изменения рынка, и столкнуться с трудностями при получении кредитов на выгодных условиях³.

Финансовые руководители получат существенные стратегические преимущества от перехода их отделов на цифровые технологии, например обеспечение более строгого нормативного соответствия и снижение затрат. Кроме того, это позволит высококвалифицированным финансовым специалистам заниматься более важными задачами: долгосрочным планированием вместо ручного ввода данных.

Компании, которые до сих пор управляют финансовыми операциями вручную, сталкиваются с неэффективными процессами на каждом этапе. Счета поступают в различных форматах (некоторые в цифровом формате, некоторые на бумаге), что требует ручного ввода данных перед обработкой. Рабочие процессы утверждения часто бывают медленными и фрагментарными, что приводит к задержкам, пропуску платежей и напряженным отношениям с поставщиками. И эти проблемы нередко являются лишь вершиной айсберга.

По данным отчета AP Automation Trends, 60% счетов по-прежнему вводятся в ERP-системы или системы бухгалтерского учета вручную, а 52% специалистов в области КЗ тратят на их обработку более десяти часов в неделю. Такой неэффективный подход отнимает время и возлагает на финансовые отделы значительную нагрузку: 64% респондентов назвали плохо организованные процессы своей самой большой проблемой.

Нормативное соответствие также становится все более сложным. По данным некоторых исследований⁴, штрафы, налагаемые регулирующими органами в связи с принципом «Знай своего клиента» и управлением жизненным циклом клиента, за последние годы выросли на 53%. Без структурированной информации и процессов финансового управления, позволяющих учитывать постоянно меняющуюся нормативно-правовую базу, компании подвергают себя ненужным финансовым и репутационным рискам.

При этом организации, которые внедрили современные технологии в работу финансового отдела, добиваются успеха. По результатам исследования Ardent Partners⁵, лучшие в своем классе системы автоматизации учета КЗ позволяют сократить расходы на обработку счетов на 79,5% и на треть уменьшить количество сотрудников, управляющих соответствующими рабочими процессами, по сравнению с системами среднего уровня.

Руководители финансовых отделов знают об этих проблемах. Однако для их преодоления требуется нечто большее, чем постепенное улучшение систем и процессов. Необходимы фундаментальные изменения в способах управления финансовой информацией, доступа к ней и ее обработки. Другими словами, требуется более эффективное управление информацией.

Организации, модернизирующие свой подход к управлению информацией, могут получить существенные преимущества. Но как это выглядит на практике?

Компаниям необходимо оцифровывать финансовые рабочие процессы, автоматизировать утверждение счетов и централизовать работу с финансовыми документами. Так они получат больше возможностей для управления, сократят затраты и освободят финансовых специалистов от рутинных процессов, чтобы они могли сосредоточиться на более важных задачах.

Одним из наиболее заметных изменений становится скорость обработки счетов. Исследование Ardent показало, что компании, использующие автоматизированные процессы учета КЗ, обрабатывают счета на 81% быстрее, сокращая среднее время цикла с 10 дней и более всего до 3 дней для обеспечения высокой продуктивности финансовых отделов.

Помимо операционной эффективности, структурированный подход к управлению информацией также повышает точность и прозрачность финансовых данных. Исследование AP Automation Trends выявило, что организации, которые полностью оцифровали рабочие процессы по обработке счетов, смогли сократить количество ошибок на 73% и повысить точность финансовой отчетности на 40%. Такой уровень точности и прозрачности позволяет руководителям финансовых отделов принимать решения на основе данных, оптимизировать оборотный капитал и усиливать финансовый контроль.

Для многих финансовых отделов переход к полностью цифровым и автоматизированным процессам работы с финансами может показаться сложной задачей. Отказ от ручных операций и устаревших систем требует не только выбора правильной технологии — он требует выработки структурированного поэтапного подхода, который согласуется с бизнес-целями, снижает риски и обеспечивает бесперебойное внедрение.

Переход к полностью цифровизованной работе финансового отдела не происходит за один день. Тем не менее, следуя пошаговому плану, финансовые отделы могут сократить число простоев и ошибок, ускорить окупаемость инвестиций и заложить основу для долгосрочного успеха.

• Шаг 1: выявление неэффективных процессов в области финансов и КЗ
Перед внедрением новых технологий компаниям необходимо провести аудит существующих рабочих процессов и операций, чтобы выявить такие недостатки, как медленное утверждение, ручной ввод данных и низкая степень прозрачности финансовых операций.

• Шаг 2: выбор подходящих решений и поставщиков
Организациям следует отдавать приоритет решениям и поставщикам, которые предлагают лучшие решения для их внутренних проблем. Такие области, как обработка счетов, автоматизация управления контрактами и цифровые решения для почты, являются наиболее распространенными отправными точками. Поставщики решений, имеющие опыт в этих областях, не только автоматизируют ключевые финансовые процессы, но и, как правило, могут предложить интеграцию с ERP- и финансовыми системами для обеспечения критически важного доступа к финансовым данным в режиме реального времени во всех подразделениях компании.

• Шаг 3: поэтапная реализация
Наиболее успешные цифровые трансформации часто начинаются с воздействия на области с наибольшим потенциалом. Многие компании начинают с автоматизации рабочих процессов сбора и утверждения счетов, а затем масштабируют ее. Такой поэтапный подход обеспечивает плавный переход и быструю окупаемость инвестиций.

• Шаг 4: обучение сотрудников и управление изменениями
На самом деле эффективность автоматизированных финансовых процессов напрямую зависит от сотрудников, которые их используют. По данным AIIM, Ассоциации интеллектуального управления информацией⁶, компании, которые вкладывают средства в структурированное обучение и управление изменениями, демонстрируют на 25% более высокий уровень успешности внедрения систем. Таким образом, обеспечение полного понимания и внедрения цифровых рабочих процессов финансовыми отделами является критически важным для успеха в долгосрочной перспективе.

• Шаг 5: мониторинг, оптимизация и масштабирование
Используя информационные панели с аналитикой в режиме реального времени, финансовые специалисты могут отслеживать сокращение сроков обработки счетов, уменьшение количества ошибок и повышение уровня нормативного соответствия. Такие данные о производительности помогают дополнительно оптимизировать рабочие процессы, обеспечивая их непрерывное совершенствование с течением времени.

Для финансовых отделов переход к более умному управлению информацией — это не только вопрос эффективности, но и вопрос стабильности, контроля и способности адаптироваться ко все более сложному финансовому ландшафту. По мере роста бизнеса ручные рабочие процессы, разрозненные финансовые отчеты и риски несоблюдения нормативных требований становятся просто неприемлемыми.

Пора по достоинству оценить потенциал финансовых подразделений. При принятии важных бизнес-решений дальновидные финансовые руководители смогут предложить основанные на данных аналитические выводы и стратегические рекомендации, демонстрируя, что польза от их работы выходит далеко за рамки простого ведения бухгалтерского учета.